キラキラkidsナーサリー代々木園

課題だった情報共有の課題をICTで

 

ーー本日はよろしくお願いいたします。まず最初に、カタグルマ人財育成を導入した経緯は？
もともと、長年、情報共有に課題を感じていました。当社では複数園を運営しているため、園内の共有はもちろん、本部⇔施設間の情報共有も重要です。その中で、従来の印刷紙の回覧や、電話・メールといった方法では各所への共有に時間と手間がかかる上、タイムラグも発生する。限界を感じていました。

 

そんな中、まずはチャットツールを導入。そして課題が一部改善できてきたという頃、カタグルマを知りました。職員会議や研修報告といった情報共有の強化・効率化から、自己評価・個人面談などの育成促進機能まで備えている点が魅力的でしたね。

 

 

カタグルマで情報共有がグッと効率化！

 

ーーカタグルマ人財育成を導入して変わったことはありますか？

まず、もともと課題のあった情報共有の面では、スピードと効率がグッと良くなり、コミュニケーションがスムーズになりました。

 

例えば職員会議の議事録。以前はWordで作成したデータを印刷し、ファイリングして保管。その後回覧していました。職員会議の内容は社員だけでなくパート職員も確認する必要があり、全員が確認するには1週間ほどの時間がかかっていたのですが、カタグルマを導入してからは即時共有され、各職員のタイミングで確認することが可能に。また、議事録に資料添付をすることもでき、会議内容を補足する資料などを印刷・配布の手間なく全員に行き渡すことができるのも嬉しいですね。

 

他、研修報告などの機能も活用しています。これまでは提出されたものを印刷してファイル保管し、「各自見てね」と伝えていましたが、なかなか全員に行き渡すのは難しかった…。ですがカタグルマの研修報告を使えば、提出〜各自のタイミングで閲覧までがとっても簡単なので、学びを互いに共有し合えるようになりました。

 

 

 

 

ーー本部とのコミュニケーションに変化はありましたか？

ありました！例えば職員会議の議事録に関して、以前は議事録を作成後、まずマネージャーに確認し、その後、職員に共有して、最後に本部に共有…と多くのステップが必要で、その分、毎回、時間と手間がかかっていました。ですが今では、カタグルマに登録するだけで全員に行き渡るため、毎回メールでやりとりしたり、印刷した書類を回覧したり…という手間が全てなくなり、グッと効率的になりました。今では当日〜3日後のうちには園職員だけでなく本部も含めて全員が確認できるように。また、園内・本部の誰が確認したかも分かるので、情報共有がとてもスムーズになりました。

 

また、個人面談などの育成促進の機能も本部⇔施設間のコミュニケーション改善に役立っています。今までは面談の様子やフィードバックを報告として別途まとめて本部へ共有していたのですが、今ではカタグルマに登録するだけで本部とも連携でき、ワンクリックで完結。時短に繋がっています。

 

また、時短だけでなく共有がスピーディーになったことも大きいですね。カタグルマへの登録と同時に即時共有ができるため、タイムラグがなくなり、すぐに本部⇔施設間でコミュニケーションを取って課題解決や検討ができるようになりました。本部⇔各施設間で即座に・漏れなく連携が取れるようになり、より良いコミュニケーションが生まれています。

 

 

職員把握・育成の面でも効果を実感

 

ーーありがとうございます。育成促進の機能も活用されているということですが、育成面での効果は？

感じられています。まず１人ひとりをしっかり把握できるようになったことが嬉しいですね。カタグルマの職員自己評価を活用することで、普段接する中では気づかなかったの得意・不得意（何が苦手／何が得意と感じているのか）を知ることができるようになりました。加えて、カタグルマの個人面談機能を使って、半期ごとに面談を実施しています。半期ごとの目標、年間の振り返り、次年度の目標を定期的に確認できるので、職員一人一人の様々な目標進捗を把握でき、個々人へのフォローに役立っています。

 

 

職員把握を第一歩に、より良い職場づくりへ

 

ーー最後に、今後試していきたいことはありますか？

今後は、目標計画を通じて、より職員一人一人に沿った支援していきたいですね。そのために「個人目標の機能を試してみたいと思っています。当園は比較的、職員が思っていること・感じていることを話しやすい職場環境ではあると思いますが、普段のコミュニケーションでは引き出せない職員の思いや考えも。そういった情報にも耳を傾けられるよう機会を作りながら、より職員のことを把握して、働きやすい職場を作っていきたいと考えています。

 

ーーより良い園・職場を目指して、皆さんが前向きに取り組まれているんですね。カタグルマも、その一助になっていること、嬉しいです！もっとお力になれるよう、引き続き邁進いたします。本日は、ありがとうございました。