NEW!天才キッズクラブ保育園（株式会社TKC）

【保育園】データを一元管理したら、課題意識をもつ職員が増えた
株式会社TKC　天才キッズクラブ保育園

企業主導型保育認可保育所認可外保育施設

紙からデータへ！情報を一元管理したい！

──本日はよろしくお願いします。TKC様は17施設ほど運営されていますが、カタグルマを良いと思った点というのはどんなものだったのでしょうか？

そうですね。複数園を運営していると、本部と園が物理的に離れていることで、円滑な情報共有が難しかったり、毎年のように職員の異動もあったりして、それらの情報を引き継いていくのに苦労していました。

特定の人しか知らない情報があると、本部と現場での認識の違いにつながりますし、名簿や面談の内容など、紙ベースで保存されているものは、探し出すのに時間がかかり、それを見つけても、また必要な場所へ送る作業が発生したりして、本来時間をかけたい保育の部分に影響が出てきてしまうこともありました。

カタグルマ導入前でいうと、各施設から毎日のように「あれってどうなっているんですか？」と本部に問い合わせの電話がかかってくるような状況でした。

そういった経緯もあって、まず紙ベースだった情報をデータ化して一元管理したかったんですよね。

いろいろツールを探しているときにカタグルマにたどり着き、今私が持っている課題を網羅してくれそうだと思いました。

カタグルマを導入してみてよかったこと、大変だったことは？

──カタグルマの良かった点というのはどんなものがあるでしょうか？

保育に特化していたので、一般的なソフトに比べても、シンプルで使いやすそうだと思いました。
職員データベース、個人面談、職員自己評価、研修計画・報告
をメインに使用しています。すべてデータ化されており、いろいろなデバイスでアクセスが可能で便利です。

職員データベースについては、入社年から異動履歴、研修状況やキャリアップまですべて紐づくので、情報を整理できるのがありがたいです。

個人面談は、事前に職員に入力フォームから話したい内容を送ってもらえるので、その内容を重点的に話せるようになっていたり、面談者のフィードバックから情報の引継ぎまで本部で確認することもできるので、フォローしたほうがいい職員を早期にケアできています。

面談結果を集計できるので、面談状況の把握もやりやすくなりました。
研修については、自社のシステムがあり、それとリンクさせながら、研修履歴に紐づけています。

──逆に導入で大変だったことや苦労した点はありましたか？

そうですね。真っ先に直面した課題でいうと【職員が使えるまでに時間がかかる】ということです。

ITが苦手だし、大変そうだし、今までどおりがいいという現場の声もありました。

本部の私たちが持つ課題意識、職員の課題意識とズレがあることが原因だったと思います。

とはいえ、情報を探す時間や、情報共有のために時間を費やし、タスクの未達成や園の状況が不明なままでは、組織はいつまでたっても成長しません。
少しずつ整える気持ちで１年目は、運営チームを結成、研修サイトを立ち上げ、カタグルマのマニュアルやサポートを受けて、できる範囲から入力活用しようという話になりました。

システム導入にあたっては、新しいものを入れようとすると現場の先生たちから「また仕事が増える・・・」と抵抗感を示す先生たちもいたのですが、本部から一方的に現場に卸すのではなく、各園の園長先生たちが今感じている課題感を聞いたうえで、緊急度の高いもの、高くないもの、重要度の高いもの、高くないものなどを棚卸していきました。

園長先生たちってとにかく業務をたくさんかかえているんですよね。

そのうえで、システム導入をすることで楽になっていく部分を丁寧に伝えていきました。

この業務は簡略化する、この業務は丁寧にやっていこうと仕分け作業も行い、システムでフォローできそうな部分をすみわけていきました。先ほど話したようなできるところからやっていくを繰り返すうちに、自分たちの苦手が見える化してきたと思います。職員たちが自ら課題意識を持ち、活用する人が増えてきたのが目に見えてわかってきました。