幼保連携型認定こども園　延明保育園

育成と業務負担削減に力を入れたい時に…

 

 

ーー本日は、2021年から認定こども園でカタグルマをご活用いただいている、社会福祉法人延明福祉会様にお話をお伺いいたします。先生、よろしくお願いします。

 

よろしくお願いします。

 

 

ーー初めに、カタグルマの導入を決めた理由をお伺いできますか？

 

当時、業務負担の軽減とともに、職員の育成（特に評価と面談）に力を入れていきたいと考えており、職員間で有効活用できるツールを探していました。

 

その中で、機能面・費用面共にちょうど良かったからですね。説明を聞いた際に「こういうものがあったら」と考えていた機能に加え、「確かにその機能はあると便利！」という機能まで揃っていたため導入を決めました。

 

 

ーーありがとうございます。カタグルマ導入にあたり大変だったことはありますか？

 

導入前は「特に最初は、初期設定や登録も含めて大変だろうな」と覚悟していたのですが、始めて、大変さは感じませんでしたね。

 

分かりやすいマニュアルがあるだけでなく、専任スタッフの方が1対1で丁寧に教えてくれるフォロー会（※）もあり、手厚いサポートのお陰でスムーズに活用開始ができました。

 

現在も操作方法を都度教えていただいたり、活用促進のための使い方を提案していただいたり、定期的に細やかにサポートしてもらっているので、活用を進めることができていますね。

 

※フォロー会…カタグルマ専任スタッフとの活用促進に向けたオンラインMTG。操作方法のレクチャー、法人に合った進め方・活用法の提案などを内容とする。

 

 

ーーサポートがお役に立っているとのこと、嬉しいです！

 

 

 

 

 

漏れなく効率的な情報共有が、職場全体を明るく

 

 

ーーカタグルマを導入して感じた効果はありますか？

 

1番最初に感じたのは、情報共有の負担が減ったこと、効率があがったこと、漏れがなくなったことですね。

 

「情報共有の場所はカタグルマ」と決めたため、PCのフォルダ、職員室の棚、各種ファイル等、様々な場所を探す必要がなくなり、資料共有や日々の引継ぎ、他、諸々の情報共有がスピーディーに行えるようになりました。

 

また、これが本当に嬉しいのですが、確認漏れ・伝え漏れが無くなりました。漏れなく情報共有ができるようになったことで、次の段取りや工程を明確に確認できるようになり、職員間のストレスがなくなったように感じています。

 

実際に職員から「情報共有が楽になった」「スムーズになった」という声をもらいましたね。シフトで働く職員もいる中、1番時間と手間を取られていた情報を伝える作業や時間から解放され、結果的に、業務効率の向上に繋がってきています。

 

 

ーー漏れなく効率的な情報共有が、現場業務の負担減に繋がっているのですね。

 

 

 

 

 

職員情報の管理も一元化し、職員把握をもっと効果的に

 

 

ーー他に、使い続ける中で効果を感じてきたことはありますか？？

 

個人面談ですね。カタグルマを通して、面談前に職員1人ひとりの「自身の状況」や「相談したいこと」を知ることができるようになったため、面談の質が変わりました。

 

 

ーー質が変わったというのは、どのような変化でしょうか？

 

これまでは一方通行の面談だったのですが、カタグルマを使い始めてからどんどん応答的な面談になっています。

 

具体的には職員からの発信が増え、コミュニケーションの質が向上しました。すると普段の園内の会話では聞けていなかった、職員の考えていることや悩んでいることを聞けるように。より深く職員把握ができるようになったことで、職員の定着や育成強化にも活かせてきています。

 

 

ーーありがとうございます。最後に、今後、カタグルマで取り組んでいきたいことはありますか？

 

今後は、職員情報の管理をより強化できたらと思っています。特に、手間のかかっているキャリアアップ研修の管理ですね。カタグルマで効率的に管理できる機能があり魅力を感じているので、活用していきたいと思っています。

 

 

ーー職員情報の管理から、職員の把握・定着・育成の仕組み化、強化まで、カタグルマでよりお力になれるようスタッフ一同しっかり伴走してまいります。

 

本日は誠にありがとうございました。