現場と本部の情報共有がうまくいかない!?「そら・あめ・かさ」の視点で改善する

本部と現場の認識のズレ、その原因は? 

10月に入り、秋も深まり朝晩冷え込んで参りましたが、皆様体調などは崩されていないでしょうか？
今年度も折り返しの時期となり、前期の振り返りや後期の目標設定、次年度に向けた勤務継続の意思確認など、職員の皆様と向き合う時間を設けられている施設長の先生方も多くいらっしゃるのではないでしょうか。

そして職員の方と向き合う時間が増えれば増えるほど、フォローが必要になったり、時には早急に対応しなければならないことも出てくるのではないかと思います。

特に、複数拠点展開されている法人様では、上記を本部が主導で実施されていることが多く、現場からの情報共有は、職員の評価や次年度の人事に大きな影響を及ぼすということはいうまでもありません。

そこで改めて、振り返っていただきたいのですが、現場からの上がってくる情報は、本当に正しい情報、求めている情報となっていますでしょうか？
またその情報をもとに適切な判断、対処が出来ていますでしょうか？

「そら・あめ・かさ」で整理する!事実と解釈、そして行動を分けて共有を

本日は適切な判断及び対処をしていくために必要な、「そら・あめ・かさ」という思考のフレームワークについてご紹介致します。

「そら・あめ・かさ」

空：空が曇っている（事実）

雨：雨が降りそうだ（解釈）

傘：傘を持っていくべきだ（行動）

特に、施設長を介して職員の状態を把握する際には、客観的な「事実」と、それに対する施設長の「解釈」、その解釈に基づいた施設長の「行動」を整理して情報を受け取る必要があります。

施設長からは「○○」と聞いていただけど、実は「△△」だった…

といった認識のズレを経験されたことがある方もいらっしゃると思いますが、これは何か恣意的に情報が操作されたからではなく、特に「そら（事実）」と「あめ（解釈）」が混同されて情報が共有されていることが原因の一つとして考えられます。

情報が整理されていない状態で共有されると、「空が曇っていた」だけなのに、「すでに雨が降ってきている」と、勘違いをし、「聞いていた話とちがう…」といったことが生じてしまいます。

特に「人」についてはそこに感情も入り込んでしまうため、意識をしていても「そら・あめ・かさ」を分けて情報共有することがより難しくなります。

システム化で効率アップ!現場の声を正確に本部へ届ける仕組み作り

そこで、重要なことは情報収集の仕方になります。

「そら（事実）」

・職員はどのように考えているのか
・職員はどのようなことをアウトプットしているのか
・職員はどのように振り返っているのか等…

「あめ（解釈）」

・施設長はどのように受け取っているのか
・施設長はどのように評価しているのか
・施設長はどのようにフィードバックしているのか

それを１件１件ヒアリングで整理をしようとすると、膨大な時間がかかりますので、「そら・あめ・かさ」のポイントを押さえた、情報共有の仕組み化、システム化を検討していただくのが良いと思います。

今月の24日、31日に開催されるカタグルマセミナーでは、「複数保育施設運営における本部管理の改革とデジタル活用」と題しまして、株式会社TKC経営企画室の田上様をゲスト講師にお招きし、現場と本部との情報共有のポイントなどについてお話しいただきます。

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近藤めぐみ

株式会社カタグルマ　カスタマーサクセス部　部長