NEW!つばさこども園（社会福祉法人翼福祉会）
【認定こども園】面談が「職員との距離をぎゅっと縮める」時間に。データで育む、信頼と成長の仕組みづくり
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今回お話を伺ったのは、沖縄県で認定こども園を運営するつばさこども園の園長。業務のペーパーレス化と職員との個人面談の充実を目指してカタグルマを導入。導入の背景、活用の経緯、そして現場で起きた変化についてお話を伺いました。
紙管理の限界と、面談を充実させたかった思い
──本日はよろしくお願いします。まず、カタグルマ導入のきっかけをお聞かせください。
業務の効率化・ペーパーレス化を進めたかったことと、職員との個人面談の内容をもっと充実させたかったことが大きな理由です。
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導入前は、面談シートを紙で運用していました。職員がシートを記入して提出し、それをもとに面談を行うのですが、提出から面談まで2〜3週間空くこともあって、いざ面談に臨む頃には職員自身も「私、そんなこと書いてましたっけ？」と内容を忘れてしまっていることがありました。手元に紙がないので職員も確認できないまま面談に来る、というのが実情でした。
会議録も、Wordで作成・印刷してファイリングし、職員室に置いた上で回覧板で確認してもらうという運用でした。誰がどこまで読んだのかを把握する手段もなく、主任や副主任が個別に声をかけて回るしかない状況でした。
──カタグルマを知ったのはどういったきっかけだったのでしょうか？
別の保育ICTツールの関連情報で知りました。見た瞬間に「あ、これだ」と思いました。私が当時ちょうど悩んでいたことが、そのままそこにあるような感覚でした。他のツールと比較検討はほとんどなかったですね。
ただ、理事長への説明がなかなかうまくいかなくて、一度保留になったんです。システムのことをうまく言葉で伝えられなくて。それでも「まずやってしまって、使いながら結果で見せよう」と、理事長を説得して導入を進めました。
使い始めての苦労と、職員からの積極的な声
──活用を進めるにあたり、大変だったことはありましたか？
今までの会議録の運用を変えること、そして閲覧を徹底させることが最初の課題でした。
職員から大きな反発はなかったのですが、「どこでも見られるって大丈夫なんですか？」というセキュリティへの心配の声が上がりました。おうちでも見られる便利さがある一方で、外に情報が漏れるリスクも考えられるということで、「ルールを決めた方がいいですよね」と職員の方から言ってきてくれたんです。私も「そうだね」という感じで、会議録は全員が閲覧したら非公開にするルールを設けました。
閲覧の徹底については、閲覧状況が見えるようになった分、まだ読んでいない職員が誰かわかるようになりました。以前は7〜8人が未読のままだったこともありましたが、毎日のミーティング連絡に「会議録公開してるので確認をお願いします」と添えるなど、他のICTツールと組み合わせながら浸透させていった結果、少しずつ習慣として根付いてきています。
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一方で、「辞めた職員は見られないんですよね？」「パソコンでも使えるんですよね？」など、積極的に使おうとしているからこそ出てくる質問がたくさん職員から上がってきたことは、うれしかったですね。私が想定していなかったことを先に考えてくれていたりもして、関心を持って取り組んでくれているんだなと感じました。
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個人面談が変わった
──導入してよかったと感じることを教えてください。
カタグルマの導入は、面談の質の向上だけでなく、園内全体の業務効率と情報共有にも変化をもたらしました。
個人面談がやりやすくなったことが、一番の変化です。
カタグルマの面談シートのテンプレートには、冒頭に「最近の体調はどうですか？」という項目があります。これが面談のアイスブレイクとして機能していて、「実は最近…」という話が引き出されるようになりました。元気そうに見えていた職員が、家族の体調不良でずっと疲弊していたということも、この項目があったからこそ知ることができました。自分からわざわざ私を捕まえて（呼び止めて）まで言うことではなかったかもしれないけれど、シートに書く場があることで打ち明けやすかったようです。
職員本人だけでなく、家族など身近な人の体調が悪いと、本人のメンタル面に影響が出ることもありますが、こういう話がちゃんとできることで職員との距離がぎゅっと近くなる感じがあります。
面談の流れそのものもスムーズになりました。以前は自分で設問を組み立てていたので、あっちに行ったりこっちに行ったりすることがあったのですが、カタグルマのテンプレートに沿って進めることで、会話の道筋が整理されるようになったと感じています。
また、面談中にパソコンで記録をとることへの職員の抵抗感もほとんどありません。ノート（紙）を広げて書かれるより、画面に向かって入力している方が、若い職員たちは身構えないようです。面談後に職員へコメントを返す機能も活用しています。あるとき職員から「園長先生、これ気づいてたんですね」と言われて、私もその言葉がとても嬉しかったんです。見ていることが、ちゃんと伝わるようになったんだなと思いました。
「クールな先生」の本音が、面談で明らかになった
──面談を通じて印象的なエピソードがあれば教えてください。
口数が少なく、クールな印象の職員がいたんです。感情表現がそこまで多くないので、もうちょっと表現を豊かにした方がいいのかなと思いながら、どう関わるか迷っていました。
ところが、面談でシートの内容を見ると、その職員はとても深いところまで自分の保育について考えていて。「私はこういうのはできないけど、こういう寄り添い方はできる。だからこういう風にしていきたい」というようなことをたくさん書いてくれていたんです。自分の課題もちゃんと自覚していましたし、自分がどんな保育士になりたいかも、しっかり持っていた。
見た目からは感じ取れなくても、面談シートを通じて深い考えや明確な意図をもっているということがよく理解できました。
その気づきは、翌年度のクラス編成にも活きました。その職員の強みと、彼女自身が課題と感じていた部分を補い合えるような先生と組ませてみようと考えたんです。
そして今年度——以前はこちらから話しかけないと会話がほとんどなかったその職員が、「ちょっといいですか？」と声をかけてくるようになりました。保育の中でのエピソードを話してくれるようになったんです。面談がきっかけで、こんなことも話していいんだ、と思ってくれるようになったのかなと感じています。私にとっても、その変化がすごく嬉しかったです。
今後の展望
──最後に、今後の展望をお聞かせください。
職員一人ひとりと成長や課題を共有しながら、「この園で働くことの喜びややりがい」を感じてもらえるような環境にしていきたいと思っています。
休憩が取りやすいとか、休みが取れるとか、そういう環境整備はある程度形になってきました。でも今は保育士側の選択肢が多い時代です。働きやすさだけでなく、「ここにいたら自分はどう成長できるか」がワクワクできる職場でないと、長く働き続けてもらうのは難しいと感じています。
そのためにも、評価制度をきちんと確立していきたいと思っています。声が大きくてみんなを仕切るタイプだけがリーダーではない。子どもたちの主体性を大切にしながら、丁寧に保育をしている職員の価値も、ちゃんと見える形で示したいんです。「こういう評価のもとに彼・彼女をリーダーにしたんだよ」と、根拠を持って話せるようにしたい。面談を重ねてきたことで、職員一人ひとりの考え方や強みが見えてきました。そのデータを積み重ねながら、評価制度として形にしていくことが、次のステップですね。
──本日は貴重なお時間をありがとうございました。今後もよりお力になれるよう、スタッフ一同しっかり伴走してまいります。
