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【認定こども園・小規模保育園】集計作業を劇的に効率化し、全職員への情報共有と理念浸透を実現学校法人沼ノ端学園

小規模保育(地域型保育)認定こども園

学校法人沼ノ端学園（職員数約180名、運営園数7園）は、膨大な紙ベースのアンケート集計作業や、パート職員を含む全職員への情報共有の難しさを解消するため、KatagrMaを導入しました。手作業によるデータ管理から脱却し、今では「カタグルマに載せておいてください」という声が現場から自発的に上がるほど、情報共有の仕組みが深く浸透しています。今回は、導入の背景から、業務効率化と組織の透明性を高めた具体的な活用方法について伺いました。

紙ベースの集計作業に限界。全職員への情報共有も課題に

──本日はよろしくお願いします。「カタグルマ」を導入される前は、どのような課題を抱えていたのでしょうか。

　以前は、職員の自己評価も保護者アンケートも、すべて「紙」で実施していました。

約180名の職員から回収した用紙を、パソコンにかじりついてExcelに入力し、平均値を出してグラフ化するという膨大な作業が発生していました。

園長たちも、保護者アンケートの集計のために「正」の字を書いて一枚ずつ手作業で数えており、とにかく大変な労力がかかっていたんです。

また、組織運営の面でも、定期的な会議の内容や園児への配慮事項、学園としての理念といった重要な情報が、パートの先生を含む全職員にまで十分に行き渡っていないことが課題でした。

本部としても、各園の状況をある程度リアルタイムに把握できる仕組みを求めていました。

──導入後、事務作業の負担やアンケートの内容はどのように変わりましたか？

　まず、集計作業がまるまる無くなったことは非常に大きな変化です。システム上で自動的にグラフ化されるため、結果が視覚的に分かりやすくなりました。昨年度の保護者アンケートは、驚くほど楽に終えることができました。

保護者の方にとっても、スマホから手軽に回答できるようになったのは好評です。紙のアンケートとは異なり、無記名性がより強く感じられるためか、以前よりも率直な「生の声」が多く寄せられるようになったと感じています。集計の手間が減っただけでなく、より質の高い保護者評価ができるようになりました。

会議の質が向上。「カタグルマに載せておいて」と職員の意識に変化

──情報共有や会議の進め方には、どのような効果がありましたか？

　職員の意識が大きく変わりました。会議の内容をカタグルマで送信することで、翌日には準職員の先生たちまで行事予定や決定事項を把握してくれるようになりました。今では先生たちから「これはカタグルマに載せておいてください」という声が出るほど、共有への意識が高まっています。

会議のやり方も効率化されました。園長・施設長会議では事前に議題を入力しておくことで、当日の話し合いがスムーズになり、会議時間を短縮できています。改めて議事録を作成し直す手間も省けるようになりました。

また、人事異動の発表などもカタグルマを通じて行いました。単に事務的な報告をするだけでなく、理事長や本部の思いをメッセージとして添えて発信できるため、法人全体の一体感醸成にもつながっています

今後の展望：個人目標と自己評価を連動させ、職員の質をさらに高めたい

──今後、さらに活用していきたい機能や展望を教えてください。

　今年度からカタグルマ上で「個人目標」の登録を始めました。

以前は抽象的な目標を立てる職員もいましたが、カタグルマのフレームワークを活用することで、より業務に即した具体的なアクションを立てられるようになってきています。
今後は、この個人目標を半期ごとの自己評価や面談と連動させていきたいと考えています。立てた目標を定期的に振り返る習慣をつけることで、職員一人ひとりの質の向上につなげていくことが目標です。

さらに、研修報告書もシステムで一括管理できるようになったため、各職員がどのような学びを得たかを本部でも把握し、次年度の計画や改善に活かしていきたいと考えています。紙の運用から脱却し、カタグルマを攻めのマネジメントのツールとしてさらに使いこなしていきたいですね。