NEW!和泉保育園（社会福祉法人正育会）

職員の意識改革を加速！カタグルマ導入のきっかけ

──本日はよろしくお願いいたします！まず、カタグルマを導入したきっかけについてお聞かせください。

「職員間のコミュニケーション」と「意識向上」を目的に、効率的に情報を共有できるツールを探していた中で、カタグルマのシステムがとても有効だと感じ、導入を決めました。

それまでは、会議録や研修報告など、ほとんど紙ベースで回覧していたのですが、回覧が最後の人まで回るのに時間がかかるという課題がありました。

若い先生はデジタルに慣れているし、もっとスムーズに情報を共有できる手段が必要だと感じていたので、「これだったら、園内の情報を“見える化”できる」と思ったんですよね。スマホやPCでタイミングを選ばず見られるし、今の時代に合っているなと。


──使い始めたとき、職員の皆さんのリアクションはどうでした？「これ、ちょっと大変かも…」といった戸惑いもありましたか？

会議録と研修報告は紙と併用しながら、徐々に移行することにしたので、抵抗感はないようでした。
ただ、自己評価や個人目標など、今まできちんと行ってきていなかった内容に対しては抵抗感があったようです。自己評価の項目の多さや「これで評価されてしまうのか…」という戸惑いの雰囲気を感じました。


──職員の皆さんの意識が変わっていったきっかけはありましたか？

自己評価を実施する際に「これは評価のためではなくて、自分の保育を振り返るためのものなんだよ」と伝えるようにしていました。
繰り返すことで少しずつ職員も理解してくれるようになり、今では「そろそろ自己評価の時期ですね」と、自然に認識してくれるようになりました。完全に抵抗がなくなったわけではないと思いますが、最初の頃とは職員の姿勢も全然違います。

──加えて今は個人目標も活用されているとのことですが、職員の反応はいかがですか？

個人目標の入力に対して、最初は抵抗を感じる職員もいましたが、少しずつ慣れてきています。カタグルマを通じて自分の目標を振り返る機会が増え、改善に向けた意識が高まっていると感じます。

業務の無駄を省く！カタグルマで実現した効率化

──カタグルマを導入して、特に変化を感じた部分はどこですか？

個人面談の質がすごく上がりました。

カタグルマの「個人面談」機能を活用し、職員に事前アンケートを書いてもらうことで、職員自身は話したい内容を整理でき、面談者側も話すべきポイントを事前に検討できるようになりました。

以前は、面談で話す内容や記録方法もバラバラで、「何を話したっけ？」という状態になることもありました。でも今は、あらかじめ職員が入力した内容をもとに話せるし、私（園長）と主任、どちらが面談しても内容をすぐ共有できるので、対応もしやすいです。

職員側も「話すべきこと」が明確になっているので、気持ちの整理もしやすいのではないかなと思っています。


──面談の実施について、どのような変化を感じましたか？

以前は主任が面談をすることはなかったのですが、今年度から新任職員の面談を主任に実施してもらうようにしました。最初は何を話したらよいか迷っていたようですが、事前アンケートを元に話したら良いということで、安心して面談に臨むことができているようです。職員も面談の時間を有意義に活用できるようになったと感じています。


──カタグルマの導入による時短効果についてはいかがですか？

会議録や研修報告のペーパーレス化も大きなメリットです。会議録や研修報告の共有がスムーズになり、以前に比べて大幅に時間を短縮できました。会議録を手書きしていた時間がパソコン入力により短縮され、結果的に事務作業やその他の時間的な余裕も生まれてきました。

また、以前は一冊の会議録や研修報告のファイルを回覧していたため、情報が行き渡るまでに時間がかかっていました。しかし、カタグルマにログインすればすぐに確認できるようになり、情報共有のスピードが格段に向上しました。


──日常的な使い方として、定着してきている実感はありますか？

だいぶ浸透してきたと思います。
研修報告も最初は紙の人が多かったですが、今はほとんどの職員がカタグルマで提出しています。
小さな会議も「カタグルマに入れておきました」と言ってくれる先生が増えましたね。
「園の記録はカタグルマで残す」という意識は園全体に根づき始めていると感じます。

カタグルマのさらなる活用へ！職員の成長を支える今後の展望

──カタグルマをさらに活用して、どんな園にしていきたいですか？「ここをもっと良くしたい！」と思っていることがあれば、ぜひ聞かせてください！

今は私が声をかけて動いてもらっている部分も多いけれど、今後はもっと、職員一人ひとりが自分から振り返ったり、目標を立てたりできるようになってほしいですね。
カタグルマはそのきっかけをくれる、とてもいいツールだと思っています。


──本日は貴重なお時間をありがとうございました。今後もよりお力になれるよう、スタッフ一同しっかり伴走してまいります。