NEW!認定こども園 葛飾二葉幼稚園（学校法人二葉学園）

本日お話をお伺いしたのは学校法人二葉学園　認定こども園 葛飾二葉幼稚園様。都内にありながら、大きな築山やじゃぶじゃぶ池、ミニ牧場や畑、果物の木々…自然いっぱいの広い園庭や光がさす明るい園舎で400名強の園児がのびのび過ごす、地域に愛される認定こども園だ。

育成の効率・効果向上を目指して…ICT化のきっかけ

──本日はよろしくお願いします。最初に、カタグルマ導入のきっかけを教えてください。

　職員の情報や育成記録をペーパーレスにして、効率化を図りたいというのが第一の理由でした。

　導入前は面談や自己評価、目標の記録を全て紙で管理していたんです。職員ごとファイルに綴じた「キャリアアップファイル」で管理していたのですが…膨大な量で。ファイリング、整理、育成進捗の確認…何をするにもとにかく時間がかかっていました。

　他にも研修履歴・キャリアアップ研修の修了情報などは紙やExcel（エクセル）、Word（ワード）で管理。1人の職員の状態を把握しようにも、いくつもファイルを取り出し、たくさんのフォルダ・ファイルを開き…探すにも確認するにも時間がかかり、実際には見切れないシーンもあり、本当に大変でしたね。

　それが今では、カタグルマを開けばどの記録も簡単に確認！職員データベースでは1人ひとり職員別に整理された経過も把握でき、効率の面ではもちろん、職員ごとの進捗や状況を一目で把握できるようになり、効果的な育成体制・フォローにも繋がっていると感じます。本当に楽になりました。

効率と質が変わったリーダー面談

──導入にあたって意識したことはありますか？

　カタグルマには幅広い機能が搭載されていますが、最初から全てを活用するのではなく優先順位をつけ、自分自身にも職員にも無理がかかり過ぎないよう徐々に活用範囲を広げることを意識していました。ある程度、時間をかけようと決めていましたね。

　また、最初は会議録の入力から始め、その次に、もともと園で実施していたリーダー面談での活用をはじめました。まずは、職員にシステムに慣れてもらうことを重視したんです。

──リーダー面談とはどんな取り組みですか？

　月1回、各職員に服務チェックを実施してもらい、その内容をもとに各部署の主任やリーダーに面談をしてもらう取り組みです。当園は1園に100名弱の職員が在籍しているのですが、職員一人ひとりとの対話が本当に難しくて…そのため、役割分担して各部署の主任やリーダーに面談を実施してもらっているんです。もちろん、主任やリーダーに任せっぱなしではなく、面談後に報告をもらうことで各職員の育成進捗や、困りごと、悩みなどを吸い上げる形をとっています。

　管理者が高頻度で100名弱の面談をすることは現実的になかなか難しいですが、この形をとったことで小まめに職員の頑張りや悩み、不安をキャッチし、サポートできるようになってきていると感じます。

──育成の一部を権限委譲しながら、管理者が経過を見守り必要に応じてフォローする、という仕組みなのですね。

　そうですね。その流れを紙と口頭報告で行っていたのですが、カタグルマで行うようにしました。「個人面談」という機能を利用して服務チェックシートを配布。その後、各部署の主任やリーダーが担当職員の記録を確認して、面談を実施していく…という使い方です。

　カタグルマでは権限を付与することができたので、紙実施の頃と違和感なく活用を始められたと思います。紙で実施していた頃に比べるとシートの準備、配布、回収、管理の手間がグッと削減され効率的に進められるようになりました。

　さらに嬉しかったのは、主任やリーダーからの報告まで画面上で完結できるという点です！服務チェック結果を画面で確認しながら面談した後、そのまま画面上で履歴の入力までできるようになっているんです。履歴内容は管理者も確認できるので、管理者と職員双方にとって時短化に繋がりました。

　というのが、導入前は、面談後に主任やリーダーが用紙を持参の上、口頭で報告してもらっていたのですが、お互いの時間を合わせ、その場で始めて内容を確認をして…だったので、かなりの時間と制約がかかっていたんです。でも今は、服務チェックの結果から面談履歴まで、必要な内容が画面上に揃っているので、管理者が目を通し、確認が必要なものだけ主任やリーダーと対話する形を取れるようになりました。権限の制御ができるので、紙のように取り扱いや管理に気を使わなくて良くなりましたし、本当に便利に感じていますね。

現場課題も解消し、ICTをより良い園への一歩に…！

──導入時、職員の抵抗感や戸惑いはなかったのでしょうか。

　もちろん最初は慣れない職員もいました。ただ、若手職員は苦も無く使い始めてくれましたし、最初は苦戦していた職員も、若手に質問するなどして、数回でスムーズに使い始めてくれるように。今年で3年目ですが、今ではどの職員もうまく使いこなしてくれています。

　職員でいうと議事録作成・共有ができる「職員会議」の機能が役立っていますね。もともと乳児・幼児でフロアがわかれていたり、シフト職員だけでなく様々な勤務形態があったり、そもそもの職員数が多かったり…情報共有の難しさがあったんです。紙管理の頃もいろいろ工夫していたのですが、誰かが議事録ファイルを確認している間は確認ができない、閲覧に移動が必要…など、なかなか課題の解消が難しい状況でした。それが今では、それぞれが自分のタイミングで確認・閲覧できるようになり、職員負担や情報共有のタイムラグなどが改善されました。円滑な情報共有はとても重要なので、この点もすごく助かっています！

──ありがとうございます。最後に今後の目標などあれば教えてください。

　園全体がカタグルマに慣れてきて、運用する中で業務も整理できてきたので、引き続き活用を進めながら、職員も管理者もともに効率的・効果的に活用を進められるよう、上手く使いこなしていきたいです。

　業務効率化が進めば、その分、職員は保育の質・子どもと向き合う時間をより多くとれるようになっていくはずだと思いますし、管理者側としても職員の成長や子どもたちの成長に目を向けられるようになっていくと思います。今後もカタグルマをより上手く活用しながら、子どもにとっても職員にとってもより良い園にしていけるようブラッシュアップしていきたいですね！

──ありがとうございます。私たちサポート担当、社員一同も引き続き伴走してまいります！本日はインタビューのお時間をいただき、誠にありがとうございました。