NEW!宇佐こども園（社会福祉法人宇佐福祉会）

社会福祉法人 宇佐福祉会宇佐こども園（職員数40名、運営園数1園）は、長年、園の運営管理や職員管理のデータが統一性を欠き、「行き当たりばったり」な運用になっていた課題を解決するため、KatagrMaを導入しました。今回は、導入の背景、活用方法、そして現場で起きた変化について伺いました。

バラバラだった職員情報を整理し、育成を前進

──本日はよろしくお願いします。最初に、カタグルマ導入のきっかけをお伺いします。

　園の運営管理や職員管理のデータがバラバラで統一性がなかったため、カタグルマを導入することで、運営や職員のデータベース化ができ、記録としても残っていくことに有効性を感じました。

a

　特に職員管理においては、名簿などの基本情報こそExcel等でまとめていましたが、面談の記録、自己評価、研修の報告書といった情報は紙ベースが中心でした。職員は紙に書いて提出し、それを元に面談を実施したり、その紙を綴じていったりする状態でした。

a

このような状態では、職員に対する面談を行う際にも事前情報がほとんどない中で実施しているという課題を感じていました。仕事の状況やワークライフバランスなど一般的な会話はできても、話す上での根拠となるデータ（ベース）があった方が、職員の努力や頑張りをより具体的に見てあげられると考えました。

──ありがとうございます。実際に使い始めて良かったと思うことはどんなことでしょうか？

　職員に対してデータをもとに面談を実施できるようになったことです。

　カタグルマ導入後、面談を行うための事前アンケートや自己評価チェックリストなどをシステム上で職員に配布し、そのデータをもとに面談を実施しています。これにより、職員は「そこをちゃんと見てくれてるんだ」と理解し、「自分の評価をしてもらえてる」という感覚につながっていると思います。

a

　その結果、職員が個人目標や今後の意欲向上につながるようになったことが大きな成果です。

──活用を進めるにあたり大変だったことはありますか？

　導入時、基本情報の入力が必要だったため、活用するためには少し負担感もありました。

システム活用においては結局「管理者次第」なところがあると思います。管理者がしっかりと理解をした上で、職員に対して指示を出すことが重要であると思います。

a

職員自身にとっては、今まで紙でやっていたことやアンケートなどがスマホから回答できるといった「ちょっと便利になったぐらい」の変化にとどめることが、負担感を与えない上で理想的だと考えています。

a

　カタグルマ担当者との月に1回程度のフォロー会を通して、使い始めて半年ぐらい経った時に、「こうやればいいんだ」という理解が自身の中で深まり、システムとして活用できる実感が持てました。

　職員側は大きな抵抗もなく、スムーズに対応してもらえました。

a

a

情報共有の強化と育成の前進が生んだ園の変化

──園全体で感じられた変化はありますか？

　カタグルマの導入は、面談の質の向上だけでなく、園内全体の業務効率と情報共有にも変化をもたらしました。

会議録共有によるパート職員との連携強化

 以前は職員会議の議事録を手書きにしていましたが、カタグルマで記録することで、会議に出られないパート職員とも情報共有ができるようになりました。 以前からパート職員からは、「会議等の内容が分からない」「自分たちがどう動いていいか分からない」という声が上がっていたため、情報共有ができるようになったことで、そうした声が聞かれなくなり、コミュニケーションの向上や、園が何をしようとしているかという理解につながりました。パート職員の導入への抵抗は比較的少なかったです。

a

職員管理のデータベース化 

自己評価などはシステム上で職員へ配布できるようになったため、効率化に繋がり、データの取りまとめを通じて園全体の把握や課題の整理にも繋がりました。 また、職員の情報や研修記録等をデータベースとして管理できるようになったため、紙資料で調べていたことをカタグルマで検索できるようになりました。

a

職員育成の向上

 園評価や自己評価をもとに個人目標を立てるようになり、職員自身が自己の課題を把握し、今後何を強化すべきかを理解できるようになったことも大きな変化です。

──最後に、今後の展望などがあれば教えてください。

　よりデータを活用し、評価に関しても「職員の立場や役職に応じて、職場として何に取り組んでほしいか、何に取り組むべきかより明確になり、評価ができるような活用をしていきたいです」と語り、カタグルマを職員育成と評価制度の明確化の核となるツールとして活用していく意向です。


──本日は貴重なお時間をありがとうございました。今後もよりお力になれるよう、スタッフ一同しっかり伴走してまいります。